נהלי עבודה כספיים לבתי ספר בניהול עצמי

נבחרו פה מספר נוהלים מהמפרט של מנהלת בתי ספר בניהול עצמי, ונזכיר פה נקודות חשובות לעבודה היומיומית.

אלה כל הנהלים :

1. גיבוש ואישור תקציב בית ספרי
2. ניהול חשבונות נפרדים: חשבון ניהול עצמי וחשבון הורים
3. הכנסות
4. נהלי גבייה
5. הנחות בתשלומי הורים
6. קבלת תרומות
7. תקבולים וקופה
8. החזרת אמצעי תשלום
9. בנק
10. רכש והתקשרות עם ספקים
11. קופה קטנה
12. הנהלת חשבונות
13. ארגון ותיוק
14. גיבויים ואבטחת מידע
15. דגשים לסוגי הוצאות שונות

בחרנו כמה מהם :

6. קבלת תרומות

6.1	תרומות יירשמו על בסיס מזומן בעת קבלת הכסף בבית הספר. תרומות ותמיכות לטובת בית הספר, מהורי תלמידים בבית הספר, יועברו לחשבון הבנק הבית ספרי המיועד לתשלומי הורים. תרומות שגויסו לטובת בית הספר ממקורות אחרים, שאינם הורי התלמידים בבית הספר, יועברו לחשבון הניהול העצמי.
6.2	כל קבלת תרומה לבית הספר, בין אם לחשבון ההורים ובין אם לחשבון הניהול העצמי, תדווח ותאושר על ידי הרשות המקומית.
6.3	תרומות כאמור יהיו כלולות בתקציב בית הספר ויהיו נתונות לבקרה כספית של הרשות המקומית.
6.4	יש להימנע מקבלת תרומה ישירה מהורים לתלמידים בבית-הספר ומכל גורם פוליטי או אחר, הדורשים להשפיע בדרך זו או אחרת על מדיניות בית-הספר. יש למנוע השפעה על מדיניות בית הספר בדרך של מתן תרומה.
6.5	בית-הספר ינהל כרטיס הנהלת חשבונות נפרד לנושא תרומות וינהל רישום מפורט של כל ההוצאות בגין יעוד התרומה.
6.6	יתר הכללים לעניין קבלת תרומות, בין אם לחשבון הניהול העצמי ובין אם לחשבון ההורים, ייעשו בכפוף להוראות המפורטות בחוזר מנכ"ל משרה"ח תשס"ג 3 א', סעיף 6, וככל שיתעדכן מעת לעת, ובכפוף להוראות החלות על רשויות מקומיות לעניין קבלת תרומות.

7. תקבולים וקופה

7.1	בגין כל אמצעי תשלום המתקבל עבור בית הספר יש להפיק קבלה סמוך ככל האפשר למועד קבלת הכסף.
7.2	הקבלה תפרט הן את פרטי התקבול והן את רשימת הסעיפים והסכומים בגינם התקבל התשלום. פרטי התקבול יכללו בנק, סניף, מס' חשבון ומועד פירעון.
7.3	מקור נמסר למשלם והעתק נשאר בבית ספר.
7.4	חל איסור לבטל קבלות.
7.5	בהנהלת החשבונות ינוהל חשבון קופה שיותאם למצב הקופה בפועל בכל אחד מאמצעי התשלום.

תקבולים במזומן

7.6	יש להכניס את המזומן לכספת באופן מיידי ובצורה מסודרת.
7.7	אין להעביר מזומן שהתקבל לקופות קטנות או לתשלומי ספקים.
7.8	אין לצבור מזומנים בקופת בית הספר. תשלום במזומן יופקד באותו היום בבנק (ככל שהדבר אפשרי).

תקבולים בשקים

7.9	אין לקבל שקים מוסבים ו/או שקים שאינם על שם מבצע התשלום עצמו.
7.10	שיקים יופקדו תוך 3 ימים מיום קבלתם.
7.11	ההמחאות ירשמו לפקודת בית הספר ואין להסב המחאה שהתקבלה עבור בית הספר לטובת גורם אחר. יש לבצע שרטוט (קרוס), ולרשום 'למוטב בלבד' או 'לא סחיר'.
7.12	במועד הפקדת ההמחאה יש להטביע את חותמת בית הספר על גבי ההמחאה.  יודגש כי אין להטביע את חותמת בית הספר בגב ההמחאה בעת קבלת ההמחאה, אלא רק בעת ההפקדה בחשבון הבנק.
7.13	תקבול בשקים דחויים יופקדו למשמרת בבנק או יוחזקו בקופת ביה"ס (בכספת המעוגנת לקיר ובתוך ארון נעול) ויועברו לחשבון הבנק בהתאם למועד פירעונם ללא השהיה.
7.14	יש לבצע אחת לחודש ספירת שיקים שטרם הופקדו ולבצע בדיקת התאמה לרישום בספרי הנהלת החשבונות.

9. בנק

9.1	מזכירת בית הספר תקבל באופן שוטף דפי בנק בקובץ או בנייר מודפס. בעת קבלת הדף תוודא רצף לדף קודם.
9.2	דפי הבנק יוקלדו למערכת הממוחשבת עם קבלתם לצורך ביצוע התאמות הבנק ותיבדק התאמת היתרה במערכת ליתרה בדפי הבנק.
9.3	אחת לחודש תיסגר התאמת הבנק ורשימת החריגים תועבר למנהל בית הספר לעיון.
9.4	בית הספר יקבל מהבנק תעריפי עמלות מוסכמים שיהיו מותאמים לסיכום הרשות עם הבנק.
9.5	את עמלות חשבון הבנק (דמי ניהול, תדפיסים ופנקסי שקים) יש לרשום בספרי הנה"ח כעמלות בנקאיות.
9.6	רכישת פנקסי שקים תהיה עם למוטב בלבד ועם קרוס (שרטוט).
9.7	שמירת ערך הכסף - בית הספר רשאי, על פי שיקול דעתו ועל פי תזרימי המזומן הצפויים, להפקיד כספים בפיקדונות נושאי ריבית לטווחי זמן התואמים את  תזרים המזומן הצפוי.
9.8	עלויות בגין עמלות הבנק או בגין עמלות אשראי, הן בחשבון ההורים והן בחשבון הניהול העצמי, יחולו על הרשות המקומית ויתוקצבו במסגרת סל התלמיד.

11. קופה קטנה

11.1	הקופה הקטנה היא אמצעי תשלום להוצאת סכומים קטנים של עד כ- 100 ₪ המיועדת לתשלום במזומן בלבד של הוצאות חד פעמיות (לא לתשלום של הזמנה מסודרת).
11.2	כל קופה קטנה תהיה באחריות אדם אחד בלבד.
11.3	הקופה הקטנה תשמר בכספת. במהלך יום העבודה הקופה הקטנה יכולה להישמר במגירה/ארונית נעולה. המפתח יהיה נגיש רק לאדם המנהל את הקופה.
11.4	כספי הקופה הקטנה יהיו מופרדים משאר הכספיים המצויים במזכירות ביה"ס.
11.5	מנהל קופה קטנה יאשר קבלת דמי המחזור הראשון.
11.6	מומלץ כי סכום דמי המחזור לא יעלה על סך של 1,000 ₪ (בכפוף לנהלי הרשות המקומית).
11.7	מומלץ כי סכום דמי המחזור השנתי של הקופה הקטנה לא יעלה על 5,000 ₪ (בכפוף לנהלי הרשות המקומית).
11.8	תשלום החזר הוצאות מקופה קטנה יבוצע כנגד חשבונית מס וקבלה בלבד, אשר יצורפו לקופה הקטנה. יש לרשום על החשבונית את שם מבצע ההוצאה ואת מהות ההוצאה.
11.9	כל הוצאה במסגרת קופה זו, תיזקף לחובת סעיף ההוצאה המתאים בתקציב בית הספר בתוכנה להנהלת חשבונות.
11.10	בקופה הקטנה ינוהל מעקב תשלומים ויתרה באמצעות דף עם טבלה, שיכלול: תאריך, פרטי ההוצאה, שם המבצע וסכום ההוצאה.
11.11	אין לשלם באמצעות הקופה הקטנה החזרים לתלמידים (החזרים ישולמו בשקים בלבד) או תשלומים מעל 100 ₪, לרבות תשלומי ארנונה, חשמל, מים וטלפון.
11.12	השלמת דמי מחזור תבוצע רק כנגד מסמכי הוצאה תקינים, כאשר כל אחד מהמסמכים מבטא הוצאה רלוונטית.
11.13	באחריות מנהל כל קופה קטנה לדאוג להתאמת הסכום בפועל לרישומי הקופה בתוכנה להנהלת חשבונות.
11.14	חוסר בקופה קטנה הינו באחריות מנהל הקופה הקטנה.
11.15	מידי רבעון יבדוק המנהל את ההתאמות בין הקופה הקטנה לבין הרישום בספרים, לצורך בקרה ומעקב.

12. הנהלת חשבונות

12.1

ככל שלא מועסק בעל תפקיד ייעודי לעניין זה בבית הספר, מזכירת בית הספר אחראית על ביצוע הרישומים השוטפים בספרי הנהלת החשבונות וביצוע ההתאמות הנדרשות.

12.2

באחריות הרשות המקומית, משרד החינוך ומנהל בית הספר לספק למזכירה או לבעל התפקיד סיוע מקצועי בהנהלת חשבונות בהתאם להכשרתם המקצועית והיקף משרתם המיועד לניהול הכספים.

12.3

הרישום בספרים יבוצע בשיטת הרישום הכפולה, ויבטא במדויק את מהות ההוצאה/הכנסה והשיוך התקציבי של ההכנסה/הוצאה. (שיוך תקציבי מאושר על ידי מנהלת בית הספר)

12.4

אין לבצע רישום בספרי החשבונות ללא אסמכתא מתאימה.

12.5

אין להעביר הוצאות/הכנסות מסעיף לסעיף ללא תיעוד.

12.6

עם סגירת השנה יועברו יתרות פתיחה לשנה הבאה.

12.7

אחת לחודש, תוך 15 יום מסיום החודש הקודם, תסגור מזכירת בית הספר את כל התאמות הבנק , תבצע סקירת נתונים ותעביר דוחות למנהל בית הספר, אשר יכללו את הנתונים הבאים:

•	דוח תקציב מול ביצוע,חודשי ומצטבר.
•	מאזן בוחן
•	דוח התאמת בנק
•	דוח גביה הורים.
•	נתונים מאזניים: יתרות בבנק, חייבים וספקים.

12.8

החל מספטמבר 2013 בתי הספר שיעברו לניהול עצמי יעבירו 4 פעמים במהלך שנת לימודים, נתונים כספיים מצטברים למאגר מידע כספי ארצי, כמפורט 'בסעיף גיבוש ובניית תקציב בית ספרי'.  הנתונים יועברו עבור התקופות הבאות: אוגוסט-ספטמבר, אוגוסט – דצמבר, אוגוסט – מרץ, אוגוסט – יולי (שנתי). בתום כל אחת מהתקופות בית הספר יפיק דוח תקציב מול ביצוע, יוודא נכונות הנתונים והשיוך לסעיפים, וישלח דוח מעודכן ומשקף עבור התקופות האמורות. הדוח יישלח למאגר לא יאוחר מ-30 יום מתום תקופת הדיווח.

12.9

הרשות תבצע לפחות אחת לשנה סקר בקרה פנימית, בהלימה לשאלון הסטנדרטי המצורף כנספח ו', ותעביר ממצאי הסקר למנהל בית הספר ולחברי הוועדה המלווה.

15. דגשים לסוגי הוצאות שונות

להלן מספר דגשים עבור סוגי הוצאות מסוימים, והוראות שעל בית הספר לפעול לפיהם:

15.1

הוצאות כיבוד, מתנות, אישיות וכו':

•	הוצאות כיבוד יש לאשר בצניעות ובמשורה.
•	מתנות לצוות וימי גיבוש - יש לשמור על צניעות בנושא זה, כמקובל בשירות הציבורי.
•	יש להקפיד שהמקור הכספי לכך אינו מתשלומי הורים.

15.2

הוצאות נסיעה: 

•	הוצאות נסיעה באוטובוס מאושרות על פי מחירי כרטיס אוטובוס.
•	הוצאות נסיעה במונית בתוך העיר – מנהל המוסד רשאי בהתאם לשיקול דעתו ובצירוף נימוקו בכתב לאשר הוצאות נסיעה במונית בתוך העיר כאשר לא מתאפשרת נסיעה בתחבורה ציבורית בשל נשיאת חבילות כבדות כגון: חבילות דואר וכיו"ב.
•	הוצאות נסיעה במונית מחוץ לעיר - אין לאשר נסיעה מיוחדת במונית מחוץ לעיר.

15.3

הוצאות אישיות

•	טלפון סלולארי - ממלא תפקיד המחזיק טלפון סלולארי במימון הרשות המקומית, חייב לדווח על כך לחשב שכר ויחויב במשכורתו בזקיפת שווי לטלפון סלולארי. ללא זקיפה מסודרת על פי חוק, מתעורר חשש לביצוע עבירה על דיני המס.
•	רכישת ציוד אישי כגון מחשב נייד, יומן אלקטרוני, פאלם פיילוט – לא תמומן מקופת בית-הספר.
•	ביה"ס רשאי לרכוש מחשב נייד לצורכי בית הספר. באחריות מנהל המוסד לדווח ולרשום את המחשב הנייד במצאי הבית ספרי ולהדביק עליו מדבקה שתונפק ע"י הרשות אשר תציין שהמחשב הנייד הינו רכוש הרשות.
•	מנוי אישי לעיתון יומי, ירחון או ספרות מקצועית – לא יירכש מקופת בית-הספר. ניתן להשתמש במנויים הנרכשים לספריית בית-הספר
•	הלוואות - אין לתת הלוואות לכל גורם שהוא, או לקבל הלוואות מכל מקור. אין לאשר לעובדים הלוואות ו/או מימוני ביניים מקופת בית-הספר.
•	אין לערבב כסף פרטי עם כספי קופת בית-הספר. אין להחזיק בכספת בית-הספר כספים פרטיים.
•	אין להמיר המחאות של עובדי בית-הספר למזומנים מקופת בית-הספר.
•	מנהלים נדרשים להקפיד הקפדת יתר בנושאים רגישים וטעונים אלה, שיש בהם מן ההטבה האישית.